ケアプランデータ連携システム導入し、月初の時間を有効活用しよう！

　給付管理票の作成は、事業所単位である。もし、ケアマネジャーとして自分の担当利用者分の実績確定が遅れれば、事業所全体に迷惑をかける。だから、「来月は〇日にＣＳＶ作成するから、実績は〇日迄に入力しておいてくださいね」といった具合になる。つまり、給付管理とは、同僚と足並みをそろえるのが原則である。

　返戻の予防にも気を配る。サービス事業所から報告された紙媒体の実績と、ケアプラン作成ソフトに格納されている電子データの提供票・別表とを目視で突合する。齟齬を見つけたら事業所に確認する。３１日分の予実を表した格子状の画面を見続けていると、目が疲れる。こうした一連の作業に全くストレスを感じない人は少ないだろう。
　給付管理業務のストレスは、それだけではない。利用者宅を訪問したくても月初には時間の制約がある。研修も、できれば月末月初は避けて開催してほしい。さらに欲を言えば、ワークライフバランスの観点から１月（お正月）と５月（ゴールデンウィーク）は、給付管理の時期を後ろ倒ししてほしいとさえ思う。なぜなら、ケアマネジャーであり続ける限り、給付管理の時期の休暇取得を想像することすら難しい。仮に取得するとしても同僚の理解と協力は欠かせない。このような状況は、介護保険制度施行以来、今日まで変わらない。

　しかし、もしこの状況を打破できる方策があるとしたら、あなたは試したいと思うだろうか。

　法人内の事業所間で６、７表のデータ連携を行っているところは珍しくない。しかし、他法人の事業所間では、今も紙媒体の授受が大半を占める。その工程の一例は、ケアプラン作成ソフトで次月計画を作成したら、①６、７表を印刷②マスキング③事業所別にとりまとめ④送付状作成⑤ＦＡＸ・郵送・訪問等で渡す――等である。

　実績の受領は、⑥ＦＡＸ・訪問等で受け取り⑦ケアマネ担当別に渡し⑧紙媒体の実績とケアプラン作成ソフト内のデータとを目視で照合――である。もし、ケアプランデータ連携システムを活用したら①～⑧の工程は行う必要はない。情報の送信・受領の操作だけで、居宅介護支援事業所⇔サービス事業所間での６、７表の情報が相互に反映される。時間、労力、返戻リスクのいずれも低減される。そうなれば、月末月初にゆとりをもって利用者宅を訪問できるし、休暇取得も夢ではない。要すれば、ケアプランデータ連携システムは業務効率化とワークライフバランスの両方を実現できる可能性を秘めている。

　厚生労働省は、ケアプランデータ連携システムを活用することで、人件費、印刷費、通信費、交通費等で年間８１万６０００円のコスト削減が期待できるとの試算を示している。事業所経営の観点からもメリットを期待できる。このシステムを使用するには、専用のソフトをダウンロードするだけである。

　ケアプランデータ連携システムの開始は２０２３年４月。これからの半年は、このシステムについて地域の皆が知る機会をつくることや、データを使った連携を進めていくかについて一緒に考えていくための準備期間となりそうだ。