ビジネスチャット「LINE WORKS」をフル活用 翻訳機能で外国人職員とのコミュニケーションも

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ビジネスチャット「LINE WORKS」をフル活用 翻訳機能で外国人職員とのコミュニケーションも

 あきた創生マネジメント(秋田県能代市)はビジネスチャット「LINE WORKS(ラインワークス)」を導入し、社内の情報共有に止まらず、外国人職員や看取り期の家族とのコミュニケーションなど幅広い用途で活用している。

「ハードルを下げて」活用を推進

 同社は秋田県能代市を拠点に、単独型のショートステイや認知症対応型デイなどの事業を展開している。LINE WORKSを導入したのは昨年6月。「申し送りノートなど紙ベースの引継ぎでは、ノートを誰かが読んでいると別の職員はみられない、字が読みづらいなど、色々と不便さを感じていました。そこで社内用のコミュニケーションツールを探していたときに見つけたのがLINE WORKSでした」と阿波野聖一社長は振り返る。「他のチャットサービスも検討しましたが、登録時に個人のメールアドレスが必要だったりと導入のハードルがありました。その点、LINE WORKSは全職員へのアカウント配布が容易で、プライベートでLINEを使っている職員も多いのでハードルが低かったのも決め手の一つになりました」。

 導入したツールが現場でしっかりと活用されるように工夫も凝らした。同社での導入を推進した職員の佐藤弦さんは、「アンケートやカレンダーなど、従来のLINEにはないさまざまな機能もありましたが、『最初はトーク機能だけ使いましょう』と呼びかけました」と説明する。「初めから難しいと思ってしまうと、すぐに使われなくなってしまいます。まずは使うことに慣れてもらって、徐々に活用の用途を広げていこうと当初から考えていました」と佐藤さん。

 こうした取り組みが功を奏して、例えば「ショートステイ輪」では登録を強制していないにも関わらず、職員30人中22人は自身のスマホなどにもインストールしている。事業所のパソコンやタブレットからのみ閲覧する職員もおり、それぞれが使いやすいスタイルで活用できる情報共有ツールとしてかなり浸透しているようだ。コロナ禍でも、「市の警戒レベルが4から3に下がったため、面会の対応を変更します」と阿波野社長から一斉送信するなど、伝言ゲームにならずに速やかに情報が周知される体制を確立できている。また、仕事とプライベートを区別するため、「緊急事態を除いて夜9時から翌朝8時まではグループ投稿しない」「退勤後や休日の職員は原則、返信不要」などのルールも設定した。

阿波野聖一社長

阿波野聖一社長

佐藤弦さん

佐藤弦さん

実習生にも細かなニュアンス伝わりやすく

 同社では、2年前からインドネシアから来日した技能実習生3名を受け入れている。その実習生とのコミュニケーションでは翻訳機能が活用されている。LINE WORKSにはベトナム語・インドネシア語を含む7カ国語対応の翻訳機能を搭載。同社では、実習生が加わっているトークグループには全て翻訳設定をしているので、日本語で送ったメッセージと併せて、インドネシア語に自動翻訳された文章が同時に表示される。阿波野社長は、「翻訳機能に頼りきってしまうことへの注意は必要」としながらも、「実習生が理解できるように資料をひらがなで書き直す作業が必要だったり、長い文章だと細かな点までは伝わりにくいといった課題が翻訳機能でかなり解消されました」と佐藤さん。実習生によれば翻訳の精度も良好とのこと。
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自動翻訳された文章が同時に表示される

自動翻訳された文章が同時に表示される

 「実習生の明るい性格や仕事に対するひた向きな姿勢が、現場をとても良い雰囲気にしてくれます。日本人職員の指導力も格段に向上しました」と、人手不足の解消に止まらない受け入れの成果を実感している阿波野社長。しかし、本来であればさらに6人の実習生がインドネシアから来日する予定だったがコロナ禍でストップしてしまったのだという。そのメンバーも、LINE WORKSのグループトークに加え、月に一度オンライン面談を実施。「仕事のイメージを掴んでもらい、顔を見ながら『コロナが落ち着くまで、日本で待っているからね』などと呼びかけることで、就労のモチベーション維持にも役立っていますね」(阿波野社長)

看取り期は家族も参加

 看取り期での活用例もある。コロナ禍で面会が困難になった昨年、家族へLINE WORKSのグループに参加してもらうことを提案したところ、とても喜ばれたという。看取り期だったが、家族から「状態が悪くなったことなども全部教えて欲しい」と希望されたため、「食事量が落ちている」「呼吸が荒い」などの情報も全て共有した。ただし、夜9時以降は投稿しないなどのルールを設け、家族が休めるように配慮した。大好物のスイカを食べている写真を送ったところ、喜んだ家族はすぐにスマホの待ち受け画面にしていたという。
コロナ禍で面会が難しい中、家族との情報共有にも活用

コロナ禍で面会が難しい中、家族との情報共有にも活用

 事業所で穏やかな最期を迎え、管理者がグループトークで報告したところ、深夜0時を回っていたが、職員から利用者へ向けた感謝のメッセージが次々と寄せられた。「9年以上ご利用いただいた方だったので、長くお付き合いさせてもらった職員もいました。みんな一言御礼を言いたかったのだと思います」と阿波野社長。「私もありがとうを言いたい」と技能実習生も先輩職員にアドバイスを受けながら日本語で気持ちを綴った。葬儀が終わった後もLINE WORKSを通じた家族とのやり取りはしばらく続いた。この経験を生かして、今後は希望に応じ、家族との情報共有ツールとしても積極的に活用していきたいという。

 「今は職員やご家族に活用の場面は限られていますが、他事業所との情報共有に活用できれば、さらに大きな効率化や負担軽減に繋げることができます。今後は培ったノウハウを生かして勉強会の開催なども検討中。旗振り役として、地域でのICT活用を推進していきたいです」(阿波野社長)

長い時間をともに過ごした職員らに見送られた(写真は20...

長い時間をともに過ごした職員らに見送られた(写真は2014年に撮影したもの)

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